Hướng dẫn Thanh quyết toán Đề tài NCKH Cấp Trường

Hướng dẫn Thanh quyết toán Đề tài NCKH Cấp Trường - VMU

Trang thông tin này nhằm hướng dẫn các nội dung, bước của Quy trình Thanh quyết toán kinh phí đề tài NCKH cấp Trường. Quý Thầy/Cô vui lòng thực hiện theo trình tự các mục ở thanh điều hướng bên trái để đảm bảo hồ sơ và sản phẩm của các đề tài NCKH cấp Trường được chuẩn bị đầy đủ và chính xác, giúp quá trình quyết toán diễn ra thuận lợi.

Các vấn đề khác vui lòng liên hệ Chuyên viên hỗ trợ Nguyễn Trung Kiên (Điện thoại/ Zalo: 0909091860) đề phối hợp xử lý.

Lưu ý quan trọng: Quý Thầy/Cô lưu ý các bước thực hiện và các hồ sơ liên quan để đảm bảo hoạt động thanh quyết toán được thực hiện một cách thuận tiện nhất, tránh mất thời gian đi lại. Các vấn đề còn thắc mắc vui lòng liên hệ trước để được hỗ trợ

1. Danh mục Hồ sơ Thanh quyết toán

Đây là danh sách kiểm tra tương tác tất cả các tài liệu bạn cần nộp. Hãy đánh dấu vào từng mục khi bạn đã hoàn thành để theo dõi tiến độ. Việc chuẩn bị đúng và đủ các giấy tờ là yêu cầu bắt buộc.

Bảng Số lượng văn bản yêu cầu

Bảng dưới đây thể hiện số lượng bản sao cần thiết cho mỗi loại tài liệu chính, giúp Quý Thầy/Cô nhanh chóng xác định các mục cần chuẩn bị nhiều bản.

Tên loại văn bản	Số lượng yêu cầu
Phiếu đánh giá nghiệm thu	5
Biên bản thanh lý Hợp đồng	3
Phiếu Phản biện	2
Hồ sơ pháp lý khác (Hợp đồng, Quyết định, Biên bản...)	1
Bản cam kết thực hiện Hợp đồng	1

Nhóm 1: Hồ sơ Pháp lý & Hợp đồng (Bản gốc)

Bản cam kết thực hiện Hợp đồng

Số lượng: 01 bản. (Lưu ý: Chủ nhiệm đã có).

Hợp đồng & Thuyết minh đề tài

Số lượng: 01 bộ. (Lưu ý: Nộp bản gốc, Chủ nhiệm đã có).

Biên bản thanh lý Hợp đồng

Số lượng: 03 bản. (Lưu ý: In 02 mặt từ file do Phòng KH-CN gửi, ký tên).

Nhóm 2: Hồ sơ Nghiệm thu (Bản photo)

Quyết định giao thực hiện đề tài

Số lượng: 01 bản photo. (Lưu ý: Photo tờ đầu Quyết định phê duyệt có dấu treo và trang nội dung Quyết định phế duyệt có tên đề tài).

Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu

Số lượng: 01 bản photo. (Lưu ý: Bản photo phải có dấu hoặc dấu treo).

Biên bản nghiệm thu

Số lượng: 01 bản photo.

Phiếu Phản biện

Số lượng: 02 phiếu photo.

Phiếu đánh giá nghiệm thu

Số lượng: 05 phiếu photo.

Tiến độ hoàn thành hồ sơ

0/8 mục đã hoàn thành

2. Yêu cầu về Sản phẩm Đề tài

Sản phẩm là kết quả cuối cùng của quá trình nghiên cứu. Hãy đảm bảo sản phẩm của Quý Thầy/Cô đáp ứng đầy đủ các yêu cầu nghiêm ngặt về nội dung và hình thức được nêu dưới đây. Chọn loại sản phẩm tương ứng với đề tài của bạn để xem hướng dẫn chi tiết.

Nội dung & Hoàn thiện

Hoàn thiện nội dung Báo cáo tổng kết: Nội dung Báo cáo tổng kết phải được bổ sung, hoàn thiện dựa trên toàn bộ góp ý của Hội đồng nghiệm thu.
Xác nhận của Phản biện (BẮT BUỘC): Nội dung Báo cáo tổng kết phải có chữ ký xác nhận của **cả 02 Phản biện** vào biểu mẫu "Báo cáo hoàn thiện". Thiếu chữ ký này, hồ sơ sẽ không hợp lệ.
Công bố khoa học: Các bài báo phải ở trạng thái đã xuất bản (bản in hoặc online).

Quy cách In ấn & Đóng quyển

Chất lượng bản in: Phải rõ nét, không nhòe mực.
Nội dung báo cáo Tổng kết: In **01 mặt** trên khổ A4.
Bìa: Đóng **bìa xanh bóng kính**.
Thứ tự đóng quyển Báo cáo Tổng kết: Bìa chính → Bìa lót → Báo cáo hoàn thiện (có ký) → Nội dung báo cáo → Phụ lục (Thuyết minh, công bố khoa học, giới thiệu sản phẩm công nghệ nếu có).

QUAN TRỌNG: Rà soát Hồ sơ Điện tử

Trước khi in bản cứng, bạn **BẮT BUỘC** phải gửi bản điện tử (file Word/PDF của báo cáo, scan sản phẩm) để Phòng KH-CN rà soát. Đặt tên thư mục theo "Mã đề tài" (VD: DT24-25-68) và gửi qua GOOGLE FORM ĐĂNG KÝ THANH QUYẾT TOÁN ở mục BIỂU MẪU. Chỉ tiến hành in sau khi có email xác nhận từ Phòng KH-CN. Quy trình này giúp bạn tránh lãng phí chi phí và thời gian in lại.

3. Quy trình Nộp hồ sơ và Sản phẩm

Quy trình nộp hồ sơ được thiết kế theo 4 bước tuần tự để đảm bảo hiệu quả. Việc tuân thủ đúng trình tự sẽ giúp quá trình của bạn diễn ra nhanh chóng và chính xác.

Quý Thầy/Cô vui lòng rà soát các file trong thư mục Google Driver Hồ sơ đề tài để đảm bảo các file được lưu một cách đầy đủ nhất. Link Google Driver Hồ sơ đã được gửi tới các Chủ nhiệm đề tài trong quá trình triển khai Hợp đồng (Vui lòng search theo Mã đề tài trong inbox email - VD: DT24-25.68) .

1

Gửi Hồ sơ Điện tử Rà soát

Tổng hợp báo cáo, sản phẩm khoa học thành file điện tử. Nén và đặt tên thư mục theo mã đề tài. Tải lên qua Google Form đăng ký thanh quyết toán để Phòng KH-CN kiểm tra. Đây là bước **bắt buộc** trước khi in hồ sơ.

2

Nhận Xác nhận & Đặt lịch hẹn

Chỉ sau khi nhận phản hồi xác nhận hồ sơ điện tử hợp lệ từ Phòng KH-CN, bạn mới tiến hành in bản cứng và sử dụng Google Form đăng ký thanh quyết toán để đặt lịch hẹn nộp hồ sơ, tránh việc phải chờ đợi.

3

Nộp Hồ sơ bản cứng

Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giấy đã in và ký theo checklist. Chuyển toàn bộ hồ sơ và sản phẩm (báo cáo đóng quyển) đến nộp trực tiếp theo lịch hẹn tại: Văn phòng Phòng KH-CN, Phòng 206B, Tầng 2, Nhà A1.

4

Hoàn tất

Phòng KH-CN tiếp nhận, kiểm tra, trình ký Ban Giám hiệu và chuyển hồ sơ sang Phòng Kế hoạch - Tài chính để thực hiện các thủ tục thanh toán cuối cùng.

4. Biểu mẫu và Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Đây là nơi cung cấp tất cả các mẫu văn bản và đường dẫn cần thiết cho quá trình Thanh quyết toán. Các câu hỏi thường gặp sẽ giúp bạn giải đáp nhanh các thắc mắc phổ biến.

Biểu mẫu

Mẫu - Báo cáo hoàn thiện đề tài Mẫu - Biên bản bàn giao sản phẩm khoa học Mẫu - Biên bản bàn giao sản phẩm công nghệ Mẫu - Biên bản bàn giao công cụ, dụng cụ

GOOGLE FORM ĐĂNG KÝ THANH QUYẾT TOÁN

Cổng Đăng ký lịch & Nộp hồ sơ điện tử

Sử dụng cổng này để rà soát hồ sơ và đặt lịch hẹn.